Dokumenty coraz częściej mają postać elektroniczną. Jednak nadal w wielu firmach istnieje dokumentacja w formie papierowej. Aby włączyć ją do cyfrowych zasobów informacyjnych, przeprowadza się digitalizację. Jakie są jej główne zalety? Jak wdrożyć ją w swojej firmie?
Na czym polega digitalizacja dokumentów?
Proces digitalizacji, inaczej cyfryzacji lub ucyfrowienia, polega na przygotowywaniu plików cyfrowych na podstawie materiałów analogowych. Do tego celu stosowane są specjalne skanery. Następnie zeskanowane i zindeksowane pliki mogą być wprowadzone do archiwum elektronicznego.
Digitalizacja ma bardzo szerokie zastosowanie. Wykorzystywana jest między innymi w muzeach i w bibliotekach, aby zabezpieczać cenne zbiory i udostępniać je większemu gronu zainteresowanych bez ryzyka uszkodzenia. Również z powodzeniem stosowana jest w biznesie, by zredukować zasoby informacyjne w formie papierowej i tworzyć łatwiejsze w zarządzaniu archiwa dokumentów cyfrowych.
Zalety digitalizacji dokumentów:
- cyfrowa dokumentacja zajmuje mniej miejsca w zestawieniu z papierową, co ułatwia jej archiwizację i redukuje koszty
- w dokumentach elektronicznych można znaleźć potrzebne informacje dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition), która przekształca zeskanowane obrazy w formę tekstową
- łatwiejsze udostępnianie dokumentacji w formie cyfrowej, na przykład przez systemy wspierające obieg dokumentów w firmie, które pozwalają na dostęp do zasobów z dowolnego miejsca
- oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy – pracownicy nie muszą wyszukiwać dokumentów w tradycyjnych archiwach, co skraca czas dostępu do informacji
Jak prowadzić digitalizację dokumentów w firmie?
Proces digitalizacji może być zrealizowany na dwa sposoby – samodzielnie lub przez zewnętrzną firmę jaką jest Pwc.
Samodzielna digitalizacja dokumentacji będzie wymagała zakupienia odpowiedniego wyposażenia – skanera oraz oprogramowania. Ważne jest też wybranie miejsca jej przechowywania oraz ustanowienie barier dostępu i zabezpieczeń. Prace we własnym zakresie najczęściej rekomendowane są w firmach o mniejszej liczbie dokumentów papierowych do ucyfrowienia.
Z kolei digitalizacja dokumentów z pomocą zewnętrznego dostawcy to kompleksowa obsługa, która może być uzupełniona o dodatkowe wsparcie, na przykład przy wdrożeniu systemu zarządzania i obiegu dokumentów. Firmy prowadzące usługi w tym zakresie dysponują nowoczesnym zapleczem i procedurami pozwalającymi na stworzenie archiwum dokumentów cyfrowych o optymalnym stopniu organizacji i bezpieczeństwa.
